PASSO 1 – Assinatura do TCA: O(A) Coordenador(a) deverá assinar o Termo de Concessão e Aceitação de Auxílio (TCA), cadastrado pela DEDC no SIPAC para assinatura digital durante o período previsto no cronograma dos editais de fomento da DEDC. Ações com pendências documentais só terão o TCA disponibilizado, após a devida regularização.

PASSO 2 – Alteração do status da ação de extensão: As ações de extensão submetidas aos Editais DEDC ao serem aprovadas recebem o status de “Aprovado com recursos”. Assim, para que a ação entre “em execução”, é necessário que o(a) coordenador(a) altere o status, tal como explicado na seção 2 do guia: “Gerenciar ações de extensão“. Se a ação não estiver “em execução”, os discentes não conseguem manifestar o interesse em participar da ação de extensão.

PASSO 3 – Manifestação de interesse dos discentes: Para formalização da participação discente na ação de extensão, os discentes devem manifestar interesse em participar da ação de extensão por meio do Portal Discente do SIGAA. O guia “demonstrar interesse em participar de ação de extensão” descreve como o discente deve realizar esta operação. Sem esta manifestação, não será possível ao coordenador indicar os discentes bolsistas ao seu respectivo Plano de Trabalho Individual.

PASSO 4 – Seleção dos discentes e cadastro do Plano de Trabalho Individual: Após a seleção dos discentes que irão integrar a equipe executora da ação, é necessário realizar o cadastro do Plano de Trabalho Individual de cada discente bolsista tal como explicado no guia “Selecionar discentes extensionistas e cadastrar plano de trabalho”. Para mais informações sobre a concessão de bolsas, sugerimos a leitura das seguintes resoluções e portaria:

– Resolução CD‐015/20: Regulamenta a concessão de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação pelo CEFET‐MG e por Fundação de Apoio;

– Resolução CD‐034/22: Dispõe sobre os parâmetros e diretrizes para fixação dos valores referenciais de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação e dá outras providências;

– Portaria DIR-122/22: Fixa os valores de bolsas de ensino, pesquisa e extensão concedidas a discentes, no âmbito do CEFET-MG, e dá outras providências.

PASSO 5 – Coordenador e discentes bolsistas selecionados assinam os Termos de Compromisso: O coordenador deverá providenciar o cadastro do Termo de compromisso do discente bolsista no SIPAC, conforme explicado no guia: “Termo de compromisso do discente bolsista”. Este documento deve ser assinado pelo discente e pelo coordenador. Caso o discente tenha dúvidas sobre como assinar documentos no SIPAC, fineza seguir as orientações do guia: “Assinatura de documentos no SIPAC”.

PASSO 6 – Coordenador anexa os Termo de Compromisso dos discentes bolsistas no SIGAA: Este documento deverá ser inserido no SIGAA no corpo da proposta de extensão, em “Anexar Arquivos”. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

O cadastro do Plano de Trabalho e Termo de Compromisso do Discente Bolsista deverá ser realizado no mês anterior ao mês de início das atividades do discente. Essa condição se faz necessária para que o discente faça jus ao recebimento da bolsa a partir do mês em que iniciará as suas atividades.

PASSO 1 – Alteração do status da ação de extensão: As ações de extensão submetidas aos Editais DEDC ao serem aprovadas recebem o status de “Aprovado com recursos” ou “Aprovada sem recursos”. Assim, para que a ação entre “em execução”, é necessário que o(a) coordenador(a) altere o status, tal como explicado na seção 2 do guia: “Gerenciar ações de extensão“. Se a ação não estiver “em execução”, os discentes não conseguem manifestar o interesse em participar da ação de extensão.

PASSO 2 – Manifestação de interesse dos discentes: Para formalização da participação discente na ação de extensão, os discentes devem manifestar interesse em participar da ação de extensão por meio do Portal Discente do SIGAA. O guia “demonstrar interesse em participar de ação de extensão” descreve como o discente deve realizar esta operação. Sem esta manifestação, não será possível ao coordenador indicar os discentes voluntários ao seu respectivo Plano de Trabalho Individual.

PASSO 3 – Seleção dos discentes e cadastro do Plano de Trabalho Individual: Após a seleção dos discentes que irão integrar a equipe executora da ação, é necessário realizar o cadastro do Plano de Trabalho Individual de cada discente voluntário tal como explicado no guia “Selecionar discentes extensionistas e cadastrar plano de trabalho”.

PASSO 4 – Coordenador e discentes voluntários selecionados assinam os Termos de Compromisso: O coordenador deverá providenciar o cadastro do Termo de compromisso do discente voluntário no SIPAC, conforme explicado no guia: “Termo de compromisso do discente voluntário”. Este documento deve ser assinado pelo discente e pelo coordenador. Caso o discente tenha dúvidas sobre como assinar documentos no SIPAC, fineza seguir as orientações do guia: “Assinatura de documentos no SIPAC”.

PASSO 5 – Coordenador anexa os Termo de Compromisso dos discentes voluntários no SIGAA: Este documento deverá ser inserido no SIGAA no corpo da proposta de extensão, em “Anexar Arquivos”. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

PASSO 1 – Assinatura do TCA: O(A) Coordenador(a) deverá assinar o Termo de Concessão e Aceitação de Auxílio (TCA), cadastrado pela DEDC no SIPAC para assinatura digital durante o período previsto no cronograma dos editais de fomento da DEDC. Ações com pendências documentais só terão o TCA disponibilizado, após a devida regularização.

PASSO 2 – Alteração do status da ação de extensão: As ações de extensão submetidas aos Editais DEDC ao serem aprovadas recebem o status de “Aprovado com recursos”. Assim, para que a ação entre “em execução”, é necessário que o(a) coordenador(a) altere o status, tal como explicado na seção 2 do guia: “Gerenciar ações de extensão“.

PASSO 3 – Aprovação da minuta do edital ou chamada pública para seleção de discentes externos: O coordenador deve elaborar uma minuta de edital ou chamada pública para seleção de discentes externos, que de acordo com o art. 10 da Resolução CD-15/20, precisa ser aprovado pelo Conselho de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (CEX).  Dessa forma, deve-se abrir um processo no SIPAC e adicionar o referido edital ou chamada pública, além de um Despacho Informativo justificando sobre a necessidade de seleção de um discente externo em detrimento dos discentes do CEFET-MG. Este processo deve ser encaminhado para o CEX, tal como explicado no guia: “Selecionar discentes extensionista externos e elaborar Plano de Trabalho”.

PASSO 4 – Divulgação do edital ou chamada pública para seleção de discentes externos: Após aprovação do edital ou chamada pública para seleção de discentes externos, o(a) coordenador (a) deve divulgá-lo(a) amplamente à comunidade, podendo solicitar apoio nesta divulgação à Secretaria de Comunicação Social (SECOM), à diretoria de campus, etc.

PASSO 5 – Cadastro do Plano de Trabalho Individual: Após a seleção do discente bolsista externo, será necessário cadastrar o Plano de Trabalho Individual de cada discente no SIPAC, tal como orientado no guia: “Selecionar discentes extensionista externos e elaborar Plano de Trabalho”. Para mais informações sobre a concessão de bolsas, sugerimos a leitura das seguintes resoluções e portaria:

-Resolução CD‐015/20: Regulamenta a concessão de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação pelo CEFET‐MG e por Fundação de Apoio;

-Resolução CD‐034/22: Dispõe sobre os parâmetros e diretrizes para fixação dos valores referenciais de bolsas de ensino, pesquisa, extensão, desenvolvimento institucional e estímulo à inovação e dá outras providências;

-Portaria DIR-122/22: Fixa os valores de bolsas de ensino, pesquisa e extensão concedidas a discentes, no âmbito do CEFET-MG, e dá outras providências.

PASSO 6 – Coordenador anexa Plano de Trabalho Individual no SIGAA: Este documento deverá ser inserido no SIGAA no corpo da proposta de extensão, em “Anexar Arquivos”. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

PASSO 7 – Coordenador e discente bolsista selecionado assinam o Termo de Compromisso: O coordenador deverá providenciar o cadastro do Termo de compromisso do discente bolsista no SIPAC, conforme explicado no guia: “Termo de compromisso do discente bolsista”. Este documento deve ser assinado pelo discente e pelo coordenador. Caso o discente externo tenha dúvidas sobre como assinar documentos no SIPAC, fineza seguir as orientações do guia: “Cadastro de usuários externos para assinatura eletrônica de documentos no SIPAC”.

PASSO 8 – Coordenador anexa o Termo de Compromisso dos discentes bolsistas no SIGAA: Este documento deverá ser inserido no SIGAA no corpo da proposta de extensão, em “Anexar Arquivos”. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

PASSO 9 – Comunicação à DEDC: Envie um e-mail para DEDC (dedc@cefetmg.br) informando que após seleção do discente externo, o Plano de Trabalho e o Termo de Compromisso foram anexados à ação de extensão no SIGAA. Sem o envio do e-mail para a DEDC, não será possível o pagamento do bolsista.

O cadastro do Plano de Trabalho e Termo de Compromisso do Discente Bolsista deverá ser realizado no mês anterior ao mês de início das atividades do discente. Essa condição se faz necessária para que o discente faça jus ao recebimento da bolsa a partir do mês em que iniciará as suas atividades.

PASSO 1 – Elaboração do relatório de atividades do discente: Para encerrar a participação de um discente antes da finalização da ação de extensão, ele deve elaborar e cadastrar o relatório de atividades no SIGAA, conforme explicado no guia: “Cadastrar relatórios de atividades de ação de extensão”.

PASSO 2 – Validação do relatório de atividades do discente: Após o discente cadastrar o relatório de atividades, o(a) coordenador(a) precisa validar o relatório apresentado, tal como orientado no guia: “Analisar relatório de atividades do discente extensionista”.

PASSO 3 – Coordenador e discente bolsista assinam o Termo de Rescisão do Discente Bolsista: O coordenador deverá providenciar o cadastro do Termo de rescisão do discente bolsista no SIPAC, conforme explicado no guia: “Termo de rescisão de bolsa de extensão”. Este documento deve ser assinado pelo discente e pelo coordenador. Caso o discente tenha dúvidas sobre como assinar documentos no SIPAC, fineza seguir as orientações do guia: “Assinatura de documentos no SIPAC”.

PASSO 4 – Coordenador anexa o Termo de Rescisão do Discente Bolsista no SIGAA: Este documento deverá ser inserido no SIGAA no corpo da proposta de extensão, em “Anexar Arquivos”. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

PASSO 5 – Coordenador comunica à DEDC o encerramento da participação do discente bolsista na ação de extensão: O coordenador deve enviar um e-mail à DEDC (dedc@cefetmg.br) informando o encerramento da participação do discente bolsista para que a DEDC verifique se os passos anteriores foram realizados corretamente.

Após o encerramento da participação do discente bolsista na ação de extensão, o coordenador pode selecionar um novo discente bolsista. Para isso, deve-se seguir os Passos 3 a 6 do FAQ 1.1. (Como cadastrar um discente bolsista em uma ação de extensão?).

PASSO 1 – Elaboração do relatório de atividades do discente: Após a finalização das atividades do discente, ele deve elaborar e cadastrar o relatório de atividades no SIGAA, conforme explicado no guia: “Cadastrar relatórios de atividades de ação de extensão”.

PASSO 2 – Validação do relatório de atividades do discente: Após o discente cadastrar o relatório de atividades, o(a) coordenador(a) precisa validar o relatório apresentado, tal como orientado no guia: “Analisar relatório de atividades do discente extensionista”.

Caso a finalização do bolsista de extensão ocorra antes do fim da ação de extensão e o coordenador decida não substituí-lo, deve-se seguir os Passos 3 a 5 do Faq 1.4.

De acordo com o art. 2o da Resolução CEPE 04/22, é permitido ao discente participar simultaneamente na organização e execução de diferentes ações de extensão, desde que respeitado, durante o período letivo, o limite máximo de 24 (vinte e quatro) horas semanais para a carga horária total de dedicação a essas ações.

Salienta-se que no caso de discentes bolsistas, é vedado acumular a bolsa de extensão com outro tipo de rendimento ou de bolsa, exceto aquelas de natureza exclusivamente assistencial (art. 16 da Resolução CEPE 04/22).

De acordo com o art. 16 da Resolução CEPE 04/22, é vedado ao discente acumular a bolsa de extensão com outro tipo de rendimento ou de bolsa, exceto aquelas de natureza exclusivamente assistencial.

As ações de extensão submetidas aos Editais DEDC ao serem aprovadas recebem o status de “Aprovado com recursos” ou “Aprovada sem recursos”. Assim, para cancelar uma proposta aprovada, é necessário que o(a) coordenador(a) siga as orientações da seção 2 do guia “Gerenciar ações de extensão” e selecione a função “Não Executar Ação de Extensão”. O status da ação passará a ser “PROJETO CANCELADO”.

Em seguida deve-se enviar um e-mail à DEDC (dedc@cefetmg.br) informando sobre o cancelamento da ação de extensão.

De acordo com o art. 6o da Resolução CD-21/22, ações de extensão podem se originar a partir de solicitação da sociedade. Sendo assim, a proposta de parceria pode ser enviada como Carta Convite pelo potencial parceiro a um(a) servidor(a) que detenha determinado conhecimento e/ou habilidade de interesse da comunidade (art. 9o). Não há um modelo de Carta Convite, mas sugerimos que este documento contenha pelo menos o objeto da parceria indicando a demanda do potencial parceiro, o período de execução possível e, caso existam, os recursos disponíveis ou contrapartidas oferecidas.

Recebida a Carta Convite, o(a) servidor(a) convidado deve elaborar uma proposta de ação de extensão adequada ao objeto descrito: Projeto, Curso, Evento ou Prestação de Serviço. Essa proposta deve ser submetida pelo agora Coordenador(a) proponente através do módulo extensão do SIGAA e conter toda documentação necessária para a devida avaliação acadêmica em duas instâncias (art. 14), bem como para a correta instrução do processo administrativo que permitirá a formalização da parceria entre o CEFET-MG e a empresa/instituição/órgão público interessado. Geralmente, todo o processo é feito em até 2 meses (Portaria DIR-364/18) – 15 dias úteis apenas para análise da Procuradoria Federal/Advocacia Geral da União (art. 38 da Lei 8.666/93).

A DEDC elaborou um Guia de submissão para cada tipo de ação de extensão citada. Sugerimos conhecê-los antes de iniciar o preenchimento dos formulários do SIGAA.

Depende.

De acordo com o art. 3o da Resolução CD-21/22, cursos de extensão são ações pedagógicas teóricas ou práticas, presenciais, semipresenciais ou a distância, com planejamento, organização, critérios de avaliação definidos e com prazo determinado, que ensejam a emissão de certificados de formação (art. 19). Por serem de extensão, os públicos alvos desses cursos devem ser prioritariamente da comunidade externa visando o desenvolvimento humano, social e tecnológico comum.

Cursos de extensão propostos exclusivamente para um parceiro esbarram na exclusão inerente dos demais públicos interessados.

Entretanto, considerando as finalidades do CEFET-MG descritas no Estatuto aprovado pela Resolução CD-68/08 e mantidas no Plano de Desenvolvimento Institucional (PDI 2023-2027) – produzir, transmitir e aplicar conhecimentos por meio da Extensão de forma indissociada e integrada à educação do cidadão; estimular a criação e o pensamento crítico-reflexivo com vistas à melhoria das condições de vida da comunidade e à construção de uma sociedade justa e democrática; conhecer os problemas da sociedade na perspectiva de buscar soluções para as necessidades e demandas sociais; entre outras – entendemos que a oferta de cursos de extensão, gratuitos e voltados para o cumprimento dos objetivos maiores da instituição, cujo afunilamento do público alvo não represente exclusão social, mas especialização da formação desejada voltada para o desenvolvimento comum não só é possível como é recomendada.

De outro modo, compreendemos que propostas de iniciações, atualizações e treinamentos oferecidos “in company”, que visam exclusivamente capacitar a mão de obra de uma empresa parceira, sobretudo com financiamento externo, devem ser consideradas como prestações de serviço (art. 3, inciso V) que não ensejam a emissão de certificados de formação.

De todo modo, a definição da modalidade da proposta como curso de extensão ou prestação de serviço depende da sua caracterização. Sugerimos que o(a) servidor(a) interessado(a) em dúvida entre em contato com a DEDC antes de propor a ação de fato.

De acordo com o art. 14 da Resolução CD-21/22, salvo no caso de cursos de extensão do tipo Especialização Lato Sensu e de ações institucionais demandadas pelas Diretorias do CEFET-MG, as propostas e os relatórios finais das ações de extensão são avaliadas em duas instâncias: no setor de lotação da coordenação da ação e na Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC).

Sendo assim, segundo o art. 3o da Portaria DIR-364/18, a chefia do setor de lotação do(a) coordenador(a) propoente deve constituir em até 2 dias úteis uma comissão de avaliação. A comissão deve avaliar a proposta e emitir parecer conclusivo em até 5 dias úteis. A chefia do setor deve então aprovar ou, mediante justificativa, reprovar a proposta em até 3 dias úteis. Ao todo, o prazo máximo de avaliação na primeira instância é de 10 dias úteis.

Conforme o art. 5o da mesma Portaria, a DEDC avaliará a proposta de ação de extensão aprovada em primeira instância em até 3 dias úteis. Caso excepcionalmente seja necessário o apoio de avaliadores ad hoc, o prazo para deliberação na segunda instância será de 10 dias úteis.

Qualquer pedido de esclarecimento ou adequação por parte da chefia de lotação do(a) coordenador(a) propoente ou da DEDC interrompe o prazo regulamentar de avaliação.

Dessa forma, o prazo máximo de avaliação total da proposta de ação de extensão é de 13 dias úteis (ou excepcionalmente 20 dias úteis se houver participação ad hoc).

PASSO 1 – Submissão de propostas de ação de extensão: A submissão de propostas de ação de extensão deve ser realizada conforme as instruções dos guias específicos para cada uma das modalidades:

-Proposta de ação de extensão – PROGRAMA;

-Proposta de ação de extensão – PROJETO;

-Proposta de ação de extensão – CURSO;

-Proposta de ação de extensão – EVENTO.

Se a proposta se tratar de uma Prestação de Serviço, deve-se seguir as orientações do guia referente a projetos.

PASSO 2 – Constituição da Comissão de Avaliação de mérito da proposta da ação de extensão: Após a submissão da proposta de ação de extensão, o chefe do setor de lotação do coordenador da ação de extensão deve constituir uma “Comissão de Avaliação de Mérito da Proposta”, composta por três servidores efetivos com formação e atuação na área correlata à ação de extensão e que NÃO são sejam membros integrantes da equipe da ação de extensão a ser avaliada. A seção 1 e 2 do guia “Aprovar mérito de proposta de ação de extensão e participação de servidor em equipe executora” demonstram esta operação.

PASSO 3 – Avaliação do mérito da ação de extensão pelo setor de lotação do coordenador da proposta (1ª instância): A Comissão de Avaliação deve analisar o mérito da proposta da ação de extensão e cadastrar o parecer no SIPAC tal como explicado no guia “Elaboração do parecer da Comissão de Avaliação em 1a instancia”. Após este cadastro, deve-se enviar o parecer para chefe do setor de lotação do coordenador da proposta.

PASSO 4 – Avaliação da ação de extensão pelo setor de lotação do coordenador da proposta: Após a conclusão dos trabalhos da Comissão de Avaliação, o chefe do setor de lotação do coordenador da ação de extensão deve aprovar ou reprovar a proposta, assim como a participação do referido coordenador, tal como explicado na seção 3 do guia: “Aprovar mérito de proposta de ação de extensão e participação de servidor em equipe executora”.

PASSO 5 – Avaliação da participação na ação de extensão dos membros da equipe executora pelos respectivos chefes do setor de lotação dos membros: Para a aprovação das propostas de ação de extensão, o chefe do setor de lotação de cada membro da equipe executora da ação de extensão deverá analisar se a participação dele(s) acarretará prejuízo as atividades didáticas e administrativas. O guia “Aprovar participação do membro participante de ação de extensão” demonstra essa operação.

Somente após a aprovação do setor de lotação do coordenador da proposta e do(s) chefe(s) do(s) setor(es) de lotação de todos os outros membros da equipe, é que a proposta será enviada para análise em 2ª instância (DEDC), ou seja, a proposta permanecerá na 1ª instância, enquanto houver autorização de participação de membros pendente. Salienta-se que é responsabilidade do coordenador da ação de extensão acompanhar o trâmite da proposta. A DEDC não se responsabiliza por eventuais atrasos decorrentes de pendências de autorizações e/ou avaliações de outros setores.

PASSO 6 – Avaliação do mérito da ação de extensão pela DEDC (2ª instância): A avaliação em 2ª instância pode ser realizada pelos membros da Comissão de Extensão ou de uma Comissão Ad Hoc. As ações de fluxo contínuo são avaliadas de acordo com as perguntas norteadoras dos guias de submissão (Passo 1) e as ações submetidas aos editais de fomento da DEDC, conforme o guia: “Analisar proposta de ação de extensão – Editais 2023”.

Após a aprovação do mérito da proposta pela DEDC, as ações poderão tramitar das seguintes maneiras:

Se a ação tiver sido submetida em fluxo contínuo sem financiamento ou em fluxo contínuo financiado pela unidade proponente, assim que a DEDC aprovar o mérito da proposta, a ação terá seu status alterado para “EM EXECUÇÃO”;

Se a ação tiver sido submetida no âmbito de edital da DEDC, após divulgação do Resultado Final da seleção, o coordenador da ação deverá mudar o status da ação para “EM EXECUÇÃO”, tal como explicado na seção 2 do Guia “Gerenciar ações de extensão”;

Se a ação previr a formalização de parceria institucional, tal como nas ações submetidas em fluxo contínuo com financiamento externo, é necessário a adoção de outros procedimentos administrativos, que se iniciam imediatamente após a aprovação do mérito da proposta pela DEDC por meio do cadastramento de um processo no SIPAC. Nestes casos, a ação entra “EM EXECUÇÃO” após a publicação do instrumento jurídico no Diário Oficial da União (DOU), sendo que o prazo mínimo de tramitação total é de 44 dias úteis.

Na aula 2 do “Curso de Introdução à Extensão”, disponível no site: https://www.dedc.cefetmg.br/integracaodaextensao/, é possível visualizar um esquema que demonstra os tipos de tramitação das propostas.

A verificação do status da ação de extensão aprovada e a visualização do plano de trabalho para conferência dos planos de trabalho dos discentes (se houver), dos termos de compromisso (se houver) e outros documentos ocasionais deve ser feita pelo módulo extensão do SIGAA > menu Extensão > Ações de Extensão > Gerenciar Ações > Listar Minhas Ações.

Propostas de ação de extensão aprovadas podem ter 3 status: Aprovada Com Recursos, Aprovada Sem Recursos e Em Execução.

Ações com status Aprovada Com Recursos ou Aprovada Sem Recursos significam que a proposta foi submetida no âmbito de um Edital do CEFET-MG e aguarda decisão da coordenação se vai Executar Ação ou não.

Ações com status Em Execução querem dizer que foram aprovadas em fluxo contínuo quanto ao mérito em duas instâncias de avaliação (art. 14 da Resolução CD-21/22) e estão prontas para serem executadas pela coordenação. A execução da ação inicia o período de gestão da ação, que deve ser alterada e atualizada sempre que necessário até o fim da sua vigência (art 8°).

A verificação do plano de trabalho, bem como das informações e documentos relacionados aos membros da equipe e participantes externos pode ser feita a qualquer momento clicando no ícone de lupa.

Desde 2020, a Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário lança Editais anuais de apoio à execução de ações de extensão, através dos quais distribui todos os recursos previstos no orçamento da Diretoria de forma impessoal e transparente.

De um modo geral, os recursos financeiros da DEDC são distribuídos em duas grandes rubricas: (i) bolsas de extensão para discentes e (ii) demais itens de custeio. As bolsas podem ser destinadas a discentes com matrícula ativa em curso ou programa de ensino ofertado pelo CEFET-MG e os demais itens de custeio podem ser direcionados para a aquisição de material de consumo, serviços de terceiros (Pessoa Jurídica ou Pessoa Física), diárias e passagens.

Infelizmente, a DEDC não possui atualmente recursos financeiros que possam ser direcionados à compra de materiais permanentes (aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos).

Sendo assim, se a sua ação está em execução e precisa de novos recursos, sugerimos, em conformidade com o art. 8o da RCD-21/22, que é possível captar recursos financeiros externos, o que pode ser feito institucionalmente via parceria, patrocínio ou doação ou individualmente através da participação de editais de apoio externos (CNPq, Fapemig, etc).

PASSO 1 – Autorização para participação na ação de extensão do novo membro da equipe executora da ação de extensão: Para que ocorra a inclusão de um novo membro interno (servidor do CEFET-MG) na equipe executora da ação de extensão, é necessário que o chefe do setor de lotação do servidor envie um Memorando para o coordenador da ação autorizando a participação do servidor na ação de extensão, com os seguintes dizeres:

“Em consonância com o disposto no art. 15 da Resolução CD-021/22 de 11 de agosto de 2022, declaro ainda que a(s) participação(ões) na ação de extensão ‘XXXXXXXXXXXX’ do(a) servidor(es) ‘XXXXXXXXXXXXXXXX’ lotado(s) neste setor não acarretará(ão) prejuízo às suas atividades didáticas e administrativas”.

PASSO 2 – Inclusão do Memorando à ação de extensão no SIGAA: O coordenador da ação de extensão deve anexar na ação, o Memorando do chefe do setor de lotação aprovando a participação do servidor. O guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer a inclusão de documentos e fotos nas ação.

PASSO 3 – Solicitação de inclusão de novo membro interno na equipe executora da ação de extensão: Para que ocorra a inclusão de um novo membro interno (servidor do CEFET-MG) na equipe executora da ação de extensão é necessário que o coordenador da ação envie um e-mail para cdco@cefetmg.br informando:

-Código da ação de extensão;

-Nome completo do servidor que fará parte da equipe executora;

-Função que o servidor desempenhará na equipe, dentre as seguintes: analista, assessor, auxiliar técnico, colaborador, consultor, coordenador adjunto, instrutor, ministrante, orientador, pesquisador, supervisor ou tutor;

-Data de início das atividades.

PASSO 4 – Atribuição de atividades ao novo membro interno da equipe executora da ação de extensão: Após a CDCO incluir o servidor na ação de extensão, o coordenador deve atribuir a ele as atividades e a carga-horária que irá desempenhar na ação. A seção 3 do guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer estas atribuições.

PASSO 1 – Termo de Anuência do Colaborador Externo Voluntário: Para que ocorra a inclusão de um colaborador externo voluntário na equipe executora da ação de extensão, é necessário que o coordenador da ação anexe na ação o “Termo de Anuência do Colaborador Externo Voluntário”. O guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer a inclusão de documentos e fotos nas ação.

PASSO 2 – Solicitação de inclusão do Colaborador Externo Voluntário na equipe executora da ação de extensão: Para que ocorra a inclusão do colaborador externo na equipe executora da ação de extensão, é necessário que o coordenador da ação envie um e-mail para cdco@cefetmg.br informando:

-Código da ação de extensão;

-Nome completo do colaborador externo;

-CPF do colaborador externo;

-E-mail do colaborador externo;

-Sexo do colaborador externo;

-Maior nível de formação do colaborador externo;

-Instituição de origem do colaborador externo;

-Função que o servidor desempenhará na equipe, dentre as seguintes: analista, assessor, auxiliar técnico, colaborador, consultor, instrutor, ministrante, orientador, pesquisador, supervisor ou tutor;

-Data de início das atividades do colaborador externo.

PASSO 3 – Atribuição de atividades ao colaborador externo da equipe executora da ação de extensão: Após a CDCO incluir o colaborador externo na ação de extensão, o coordenador deve atribuir a ele as atividades e a carga-horária que irá desempenhar na ação. A seção 3 do guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer estas atribuições.

A verificação do status da ação de extensão pode ocorrer de duas maneiras:

MANEIRA 1 – Verificação do status atual da ação de extensão: É possível consultar o status atual da ação de extensão na coluna “Situação” visualizada no menu “Listar Minhas Ações”, tal como demonstrado na seção 1 do guia “Gerenciar Ações de Extensão“.

ou

MANEIRA 2 – Verificação dos status da ação de extensão: É possível consultar os status da ação de extensão por meio do menu “Listar Minhas Ações” >> “Visualizar Menu” >> Visualizar, tal como demonstrado na seção 1 do guia “Gerenciar Ações de Extensão“. Assim, ao visualizar a ação de extensão, no final da página há todo o histórico da sua ação de extensão, sendo que o último status corresponde ao status atual.

Salienta-se que quando uma ação está com status SUBMETIDA, significa que a proposta está aguardando a aprovação em 1ª instância pelo chefe do setor de lotação do coordenador ou pelo chefe do setor de lotação dos membros da equipe executora. Portanto, ao acessar o menu “Visualizar Menu”, é possível apenas visualizar e imprimir a proposta de ação.

Para a ação que está com o status APROVADO COM RECURSOS ou APROVADO SEM RECURSOS, ao acessar o menu “Visualizar Menu”, é possível visualizar e imprimir a proposta; verificar as avaliações realizadas pela Comissão de Extensão, bem como iniciar a execução da ação ou cancelar a execução.

Por fim, quando a ação está com o status EM EXECUÇÃO, o coordenador pode anexar fotos e documentos; alterar as atividades; designar função a membro, além das opções já mencionadas para os status anteriores.

Durante a execução da ação de extensão, o coordenador pode fazer algumas alterações no Plano de Trabalho da ação de extensão, sendo que uma das modificações possíveis é a alteração das atividades propostas. A seção 3 do guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer essas alterações. Salienta-se que devem ser informadas:

(a) Descrição da Atividade: Descreva a atividade que será desempenhada;

(b) CH Total da Atividade: Informe a carga horária TOTAL da atividade, que deve corresponder a soma da carga horária total de cada membro que irá desempenhar esta atividade;

(c) Período: Informe o período no qual esta atividade será executada, sendo que o início e término de cada atividade devem pertencer ao intervalo de execução da ação de extensão;

(d) Membro: Adicione o(s) membros(s) que irão executar esta atividade;

(e) CH Total por Membro: Informe a carga horária TOTAL que o membro selecionado na alínea “d” vai dedicar para realização desta atividade.

Cada atividade pode ser desempenhada por diversos membros, por isso, se for necessário adicionar mais membros na execução de uma atividade, deve-se repetir os passos das alíneas “d” e “e”, de modo que a soma da carga horária de cada membro deve ser igual à carga horária da atividade.

PASSO 1 – Solicitação de alteração do período de realização à Coordenação de Desenvolvimento Comunitário (CDCO): O período de realização de uma ação de extensão pode ser alterado em algumas situações. Para isso, o coordenador deve enviar um e-mail para cdco@cefetmg.br, com as seguintes informações:

-Código da ação de extensão;

-Justificativa substanciada para alteração do período de realização da ação de extensão;

-Novo período de realização da ação de extensão.

PASSO 2 – Coordenador anexa o e-mail da CDCO no SIGAA: Se a solicitação for aprovada, o coordenador deve “imprimir” no formato PDF o e-mail com a solicitação de alteração do período de realização da ação e o e-mail de resposta da CDCO, e anexá-los como documentos da ação no SIGAA. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

PASSO 3 – Coordenador altera/adequa o cronograma da ação de extensão: Após a alteração do período de realização da ação, é necessário alterar/adequar o cronograma da ação. Esta alteração é explicada no FAQ 5.6.

Destacamos que todas as alterações solicitadas pela coordenação da ação de extensão e deferidas pela DEDC/CDCO devem compor o Relatório Final conforme os art. 8 e 17 da Resolução CD-021/22.

PASSO 1 – Solicitação de alteração das rubricas relativas a despesas com itens de custeio à Coordenação de Desenvolvimento Comunitário (CDCO): Eventuais alterações em rubricas relativas a despesas com itens de custeio podem ser realizadas em algumas situações, respeitando-se o limite total do apoio financeiro concedido e registrado no TCA, bem como os objetivos da proposta originalmente aprovada. Para isso, o coordenador deve enviar um e-mail para cdco@cefetmg.br, com as seguintes informações:

-Código da ação de extensão;

-Justificativa substanciada para alteração em rubricas relativas a despesas com itens de custeio;

-Descrição e valor da rubrica a ser substituída;

-Descrição e valor da nova rubrica.

PASSO 2 – Coordenador anexa o e-mail da CDCO no SIGAA: Se a solicitação for aprovada, o coordenador deve “imprimir” no formato PDF o e-mail com a solicitação de alteração da(s) rubrica(s) e o e-mail de resposta da CDCO, e anexá-los como documentos da ação no SIGAA. O guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos no SIGAA.

PASSO 3 – Coordenador informa à DEDC sobre as alterações deferidas: Após a alteração das rubricas, deve-se enviar um e-mail à dedc@cefetmg.br para maiores informações sobre o tipo de processo adequado ao seu pedido de compra.

Destacamos que todas as alterações solicitadas pela coordenação da ação de extensão e deferidas pela DEDC/CDCO devem compor o Relatório Final conforme os art. 8 e 17 da Resolução CD-021/22.

PASSO 1 – Coordenador consulta a ação de extensão: Quando a ação está com o status EM EXECUÇÃO, o coordenador pode anexar documentos e fotos à ação de extensão no SIGAA, tal como demonstrado na seção 1 do guia “Gerenciar Ações de Extensão“.

 PASSO 2 – Coordenador anexa documentos e fotos à ação de extensão no SIGAA: Para anexar documentos e fotos à ação de extensão no SIGAA, o coordenador precisa acessar o menu “Anexar Arquivos” e/ou “Anexar Fotos”. A seção 4 do guia “Gerenciar ações de extensão” mostra como realizar a inclusão de documentos e fotos no SIGAA.

Patrocínios são ações de comunicação, com transferência de recursos, formalizadas por contrato ou instrumento similar. Essas ações visam de um lado fomentar e financiar o trabalho da entidade patrocinada e, de outro, gerar identificação e reconhecimento do ente patrocinador.

A administração pública federal pode receber patrocínio de empresas privadas ou pessoas físicas para executar, por exemplo, eventos acadêmicos ou culturais e equipes de competição, desde que seja feito de forma transparente e com base em critérios objetivos sem favorecer o interesse privado em detrimento do interesse público.

De acordo com o Decreto N° 9.764/2019, o recebimento de doações de bens de consumo ou permanentes e de serviços de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado por órgãos da administração pública federal pode ocorrer “com ônus ou encargo”, que, no caso de um patrocínio, pode ser uma contrapartida publicitária.

Para tanto, o doador deve se cadastrar e manifestar interesse pela plataforma Doações.gov.br, onde descreverá o ônus ou encargo condicionado e poderá indicar um donatário específico. O anúncio da doação permanecerá disponível por pelo menos 8 dias úteis para que outros eventuais doadores interessados possam apresentar propostas correlatas.

O aceite da doação com ônus ou encargo passa por análise do órgão interessado acerca da razoabilidade da obrigação imposta e a formalização ocorre através da assinatura de um Contrato de Doação cujo modelo pode ser conhecido aqui.

Para informações mais detalhadas, favor contatar a Divisão de Patrimônio e a Coordenação de Convênios, Contratos e Prestação de Contas do CEFET-MG.

A lista completa de Cursos de Extensão do CEFET-MG ofertados desde 2020 – ano em que o Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas foi inaugurado – está disponível na área pública do SIGAA: menu Extensão > Cursos. O título do Curso dá acesso a informações básicas como título, período, modalidade (presencial, semipresencial ou a distância), quantidade de vagas, nome e formas de contato do(a) responsável, resumo, programação e público alvo. O sistema incluirá todos os Cursos com inscrições abertas e fechadas.

Para acessar apenas Cursos de Extensão com inscrições abertas o caminho é: área pública do SIGAA > menu Extensão > Acesso à Área de Inscritos em Cursos e Eventos. O(a) interessado(a) deve se cadastrar antes de visualizar os Cursos disponíveis e realizar sua inscrição como participante. Disponibilizamos um Guia específico para esses casos.

Em tempo: embora a comunidade cefetiana possa ofertar Cursos de Extensão a qualquer momento, a DEDC vem publicando editais de apoio às ações de extensão no final de cada ano, renovando em grande medida as opções acima. Logo, fique atento às notícias do site e às redes sociais do CEFET-MG para conhecer as novas oportunidades de formação inicial e continuada ofertadas pelo CEFET-MG.

O cadastro de participantes (público-alvo) em um curso ou evento de extensão pode ocorrer de duas maneiras:

MANEIRA 1 – Inscrição dos participantes (público-alvo) em um curso ou evento de extensão: Após a submissão e aprovação da ação, o coordenador deve seguir as orientações da seção 2 do guia “Gestão dos participantes em curso ou evento de extensão” para determinar o período e os critérios de inscrição dos participantes. Posteriormente, cada interessado deve realizar a inscrição na área pública do SIGAA, tal como explicado no guia “Inscrever em Curso ou Evento de extensão“.

ou

MANEIRA 2 – Cadastro de participantes (público-alvo) em um curso ou evento de extensão pelo coordenador da ação: Após a submissão e aprovação da ação, o coordenador pode cadastrar manualmente os participantes conforme demonstrado na seção 3 do guia “Gestão dos participantes em curso ou evento de extensão“.

Cabe ressaltar que após a inscrição/cadastro dos participantes, independentemente da forma escolhida para participarem do Curso/Evento de Extensão (Maneira 1 ou Maneira 2), é possível acrescentar/editar algumas informações, gerar lista de presença, obter lista com dados dos participantes, exportar os dados dos participantes, enviar e-mail para todos os participantes, assim como emitir declaração, emitir certificados, entre outras possibilidades. A seção 4 do guia “Gestão dos participantes em curso ou evento de extensão” demonstra como fazer essa gestão dos participantes.

Ademais, se o coordenador da ação de extensão autorizar, os participantes podem gerar seus próprios certificados/declarações diretamente pelo SIGAA, tal como explicado na seção 4 do guia “Inscrever em Curso ou Evento de extensão“.

Não.

De acordo com o art. 17 da Resolução CD-21/22, a coordenação da ação de extensão deve submeter o relatório final de cumprimento de objeto em até 30 dias corridos.

Analogamente à aprovação de propostas de ação de extensão, o relatório final será validado em duas instâncias: no setor de lotação da coordenação da ação de extensão e na Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (DEDC).

Assim, considerando que é atribuição da coordenação da ação de extensão manter seu status atualizado nos sistemas de informação institucionais (art. 8o), sugerimos que o(a) coordenador(a) acompanhe a validação do relatório final submetido e realize as adequações necessárias quando for o caso até que ela seja considerada concluída.

PASSO 1 – Elaboração do relatório de atividades do discente: Após a finalização das atividades do discente, ele deve elaborar e cadastrar o relatório de atividades no SIGAA, conforme explicado no guia: “Cadastrar relatórios de atividades de ação de extensão”.

PASSO 2 – Validação do relatório de atividades do discente: Após o discente cadastrar o relatório de atividades, o(a) coordenador(a) precisa validar o relatório apresentado, tal como orientado no guia: “Analisar relatório de atividades do discente extensionista”.

PASSO 3 – Obtenção do certificado do discente: Após validação do relatório de atividades do discente pelo coordenador, o certificado pode ser obtido diretamente pelo SIGAA tal como explicado no guia “Obter certificados/declarações de participação”.

Para emissão de certificados de participação em ações de extensão propostas, aprovadas e gerenciadas no SIPAC antes da inauguração do módulo extensão do SIGAA (fevereiro/2020), o (a) coordenador (a) da ação deve:

-Verificar a regularidade do discente (plano de trabalho e relatório de atividades);

-Solicitar à DEDC (dedc@cefetmg.br) o modelo de certificado;

-Produzir o certificado utilizando modelo fornecido pela DEDC;

-Assinar o certificado;

-Enviar o certificado ao discente com cópia para dedc@cefetmg.br para fins de registro e posterior verificação.

PASSO 1 – Elaboração do relatório final da ação de extensão: Após a finalização da ação de extensão, o coordenador deve elaborar o relatório final da ação de extensão no SIGAA, conforme explicado no guia: “Elaborar relatório final” e na aula 5 do Curso de Introdução à Extensão. Após a submissão do relatório, recomenda-se que o coordenador avise ao chefe de seu departamento para que possa analisá-lo, pois de forma similar ao trâmite seguido para a aprovação de uma proposta de ação de extensão, a aprovação do relatório final ocorre também em duas instâncias:

(1) Setor de lotação do coordenador da proposta (1ª instância);

(2) Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (2ª instância).

PASSO 2 – Obtenção do certificado de participação dos membros da equipe executora da ação de extensão: Após a aprovação em duas instâncias do relatório final da ação de extensão, o status da ação é alterado para “Concluído”. Uma vez nesse status, é possível obter o certificado de participação de todos os membros tal como explicado no guia: “Emitir certificados e declarações de participação dos membros da equipe”.

Para emissão de certificados de participação em ações de extensão propostas, aprovadas e gerenciadas no SIPAC antes da inauguração do módulo extensão do SIGAA (fevereiro/2020), o (a) coordenador (a) da ação deve:

-Verificar a regularidade do interessado;

-Solicitar à DEDC (dedc@cefetmg.br) o modelo de certificado;

-Produzir o certificado utilizando modelo fornecido pela DEDC;

-Assinar o certificado;

-Enviar o certificado ao interessado com cópia para dedc@cefetmg.br para fins de registro e posterior verificação.

PASSO 1 – Elaboração do relatório final da ação de extensão: Após a finalização da ação de extensão, o coordenador deve elaborar o relatório final da ação de extensão no SIGAA, conforme explicado no guia: “Elaborar relatório final” e na aula 5 do Curso de Introdução à Extensão. Após a submissão do relatório, recomenda-se que o coordenador avise ao chefe de seu departamento para que possa analisá-lo, pois de forma similar ao trâmite seguido para a aprovação de uma proposta de ação de extensão, a aprovação do relatório final ocorre também em duas instâncias:

(1) Setor de lotação do coordenador da proposta (1ª instância);

(2) Diretoria de Extensão e Desenvolvimento Comunitário (2ª instância).

 PASSO 2 – Obtenção do certificado dos participantes da ação de extensão: Após a aprovação em duas instâncias do relatório final da ação de extensão, o status da ação é alterado para “Concluído”. Uma vez nesse status, é possível obter o certificado dos participantes que alcançarem as seguintes frequências de participação na ação de extensão:

– Participantes de curso de extensão: acima de 75% de frequência;

– Participantes de evento de extensão: acima de 90% de frequência.

Atendidas as condicionantes citadas anteriormente, os certificados podem ser obtidos pelo coordenador (seção 4 do guia “Gestão dos participantes em curso ou evento de extensão”) ou pelo próprio participante (seção 4 do guia “Inscrever em Curso ou Evento de extensão“).

A declaração de participação do discente na ação de extensão pode ser obtida diretamente pelo SIGAA enquanto a ação não estiver finalizada e o projeto não estiver concluído, tal como explicado no guia “Obter certificados/declarações de participação”.

A declaração de participação dos membros da equipe executora na ação de extensão pode ser obtida diretamente pelo SIGAA enquanto a ação não estiver concluída, ou seja, enquanto estiver com o status “EM EXECUÇÃO”, tal como explicado no guia “Emitir certificados e declarações de participação dos membros da equipe”.

A declaração de participação nos cursos/eventos de extensão dos participantes (público-alvo) pode ser obtida no SIGAA pelo coordenador (seção 4 do guia “Gestão dos participantes em curso ou evento de extensão”) ou pelo próprio participante (seção 4 do guia “Inscrever em Curso ou Evento de extensão“), enquanto a ação não estiver finalizada e o projeto não estiver concluído.

No caso da obtenção da declaração pelo próprio participante, é necessária a autorização prévia do coordenador.

Uma Equipe de Competição é uma iniciativa estudantil, constituindo-se de um grupo organizado de estudantes com vínculo ativo e regular em curso de educação profissional técnica de nível médio, graduação ou pós-graduação ofertado pelo CEFET-MG, visando participar e representar a Instituição em competições de cunho acadêmico. Esta equipe pode propor ações de extensão, de modo que o coordenador da Equipe de Competição se torna também o coordenador da ação de extensão. Portanto, para substituir o coordenador de uma Equipe de Competição, é necessário fazer a substituição tanto na equipe credenciada junto à DEDC quanto na ação de extensão, conforme demonstrado abaixo:

PASSO 1 – Autorização para participação na ação de extensão do novo coordenador: Para que ocorra a substituição do coordenador de uma equipe de competição, é necessário que o chefe do setor de lotação do novo coordenador envie um Memorando para o coordenador atual autorizando a participação do servidor na ação de extensão, com os seguintes dizeres:

“Em consonância com o disposto no art. 15 da Resolução CD-021/22 de 11 de agosto de 2022, declaro ainda que a(s) participação(ões) na ação de extensão ‘XXXXXXXXXXXX’ do(a) servidor(es) ‘XXXXXXXXXXXXXXXX’ lotado(s) neste setor não acarretará(ão) prejuízo às suas atividades didáticas e administrativas”.

PASSO 2 – Inclusão do Memorando à ação de extensão no SIGAA: O coordenador atual da ação de extensão deve anexar na ação, o Memorando do chefe do setor de lotação aprovando a participação do novo coordenador. O guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer a inclusão de documentos e fotos nas ação.

PASSO 3 – Solicitação de substituição do coordenador da equipe de competição: O coordenador atual da equipe de competição deve inserir um Despacho Informativo no processo de credenciamento da Equipe, solicitando a alteração da coordenação. Caso não se lembre do número do processo, no site da DEDC é possível encontrar as portarias de credenciamento de todas as equipes de competição.

PASSO 4 – Envio do processo de credenciamento da Equipe de Competição para que uma nova portaria de nomeação seja exarada: Após inserção do Despacho Informativo, o coordenador atual da equipe de competição deve tramitar o processo de credenciamento da equipe para a CDCO/DEDC. A CDCO/DEDC após analisar o pedido, irá exarar uma nova portaria de nomeação do novo coordenador da equipe de competição.

PASSO 5 – Solicitação de substituição do coordenador da ação de extensão: Para que ocorra a substituição do coordenador na ação de extensão, é necessário que o coordenador atual envie um e-mail para cdco@cefetmg.br informando:

– Código da ação de extensão;

– Nome completo do novo coordenador;

– Data de início das atividades.

PASSO 6 – Atribuição de atividades ao novo coordenador da ação de extensão: Após a CDCO incluir o servidor na ação de extensão, o novo coordenador deve atribuir a ele as atividades e a carga-horária que irá desempenhar na ação. A seção 3 do guia “Gerenciar ações de extensão” demonstra como fazer estas atribuições.

Há algumas maneiras de se realizar uma consulta/busca de uma ação de extensão no SIGAA, a depender do vínculo com o CEFET-MG:

SERVIDORES DO CEFET-MG – Para que um servidor realize uma consulta/busca de uma ação de extensão no SIGAA, ele deve acessar os seguintes menus:

– Docente = “Portal Docente” >> “Extensão” >> “Ações de Extensão” >> “Submissão de Propostas” >> “Consultar Ações”.

– TAE = “Extensão” >> “Ações de Extensão” >> “Submissão de Propostas” >> “Consultar Ações”.

DISCENTES DO CEFET-MG – Para que um discente realize uma consulta/busca de uma ação de extensão no SIGAA, ele deve acessar os seguintes menus:

– “Portal Discente” >> “Extensão” >> “Consultar Ações”.

COMUNIDADE EM GERAL – Para que pessoas externas ao CEFET-MG realizem uma consulta/busca de uma ação de extensão no SIGAA, elas devem entrar na área pública do SIGAA e acessar os seguintes menus:

– “Extensão” >> “Ações de Extensão”.